Het is 2024: tijd voor meer duurzame evenementen

Echter zorgen zulke evenementen ook voor voedselverspilling, wegwerpmateriaal en vervuiling. Ben je van plan om dit jaar een evenement te organiseren, maar weet jij niet goed hoe je dit aan kunt vliegen vanuit een duurzamere hoek? Als B-Corp-gecertificeerd bedrijf heeft Schuttelaar & Partners veel ervaring met de organisatie van duurzame evenementen. Daarom hebben we speciaal voor jou een lijst met tips & suggesties opgesteld! 

Locatie 

Een van de eerste dingen die je doet als evenementenplanner is op zoek gaan naar een geschikte plaats voor je evenement. Waar kun je dit jaar beter een duurzaam evenement organiseren dan in Valencia, de Europese Green Capital van 2024? Je hebt echter ook een locatie nodig, en dat kan dienen als de eerste kans om je evenement een groen tintje te geven. Als je op zoek gaat naar mogelijke locaties, kies dan locaties met sterke duurzaamheidspraktijken, zoals LEED-gecertificeerde gebouwen. Houd daarnaast je ogen open voor locaties met afvalverminderingsprogramma's en locaties die energiezuinige verlichting en verwarmings-/koelsystemen gebruiken. Om de locatie van je evenement wat flair te geven, kun je deze verfraaien met gerecyclede of geupcyclede decoraties, of planten en bloemen plaatsen die na het evenement hergebruikt of gedoneerd kunnen worden. Ook hier is het belangrijk dat deze planten en bloemen lokaal gekweekt zijn in milieuvriendelijk verpakt zijn. 

Reizen 

Vaak is het nodig om accommodatie te facilteren voor geboekte sprekers. Het is altijd een goed idee om hen onder te brengen in hotels met EU Ecolabels of andere duurzaamheidscertificeringen. Probeer daarnaast accommodaties te kiezen die goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer en dicht bij de locatie van het evenement liggen. Moedig deelnemers aan om naar je evenement te komen met groenere vervoersmiddelen, zoals openbaar vervoer, fietsen of car-sharing. Een meer onorthodoxe suggestie zou zijn om oplaadpunten te voorzien voor mensen die met elektrische auto’s komen. 

Herbruikbaar materiaal 

Een geweldige manier om je evenement duurzamer te maken is door zoveel mogelijk herbruikbaar materiaal te gebruiken. Voor eten en drinken kun je herbruikbare bekers, bestek en borden gebruiken. Het aanbieden van watertaps is niet alleen duurzamer dan het aanbieden van blikjes frisdrank of plastic bekertjes sap, maar ook gezonder. Voor de promotie van het evenement kun je door geheel online te promten vermijden om posters en flyers af te drukken. Daarnaast kan je met een banner laten maken met een to-the-point bedrijfslogo dat ook in de toekomst voor veel evenementen worden hergebruikt. Het aanbieden van het programma en informatie over het evenement via QR-codes of apps kan veel printmateriaal besparen dat alleen bruikbaar is tijdens het evenement, en biedt je opties om deelnemers op de hoogte te houden van eventuele schemawijzigingen die op het laatste moment kunnen optreden. Als je goodies of merchandise aanbiedt, zorg er dan voor dat ze herbruikbaar zijn en deelnemers aanzetten tot ander gedrag (zoals het aanbieden van een herbruikbare waterfles in plaats van een plastic wegwerpfles), en dat ze lokaal en op een milieuvriendelijke en ethische manier geproduceerd zijn. 

Catering & recyclen 

Door te kiezen voor cateraars die maaltijden leveren die gemaakt zijn van lokaal, biologisch en seizoensgebonden voedsel, laat je zien dat je organisatie milieubewust is en graag een positieve impact wil hebben. Misschien is er zelfs een mogelijkheid om samen te werken met lokale boeren in het aanbieden van een farm-to-fork menu. Daarnaast kun je kiezen voor een volledig vegetarisch of veganistisch menu om je enthousiasme voor duurzame zaken te tonen. Dit geeft aanwezigen die weinig ervaring hebben met dit soort maaltijden de kans om nieuwe dingen uit te proberen en zich te realiseren dat er veel goede vleesvervangende alternatieven zijn. Als Schuttelaar & Partners moedigen wij je aan om herbruikbare bekers, borden en bestek te verstrekken, maar als dit op de een of andere manier moeilijk te realiseren is, kan een alternatief zijn om te kiezen voor een cateringbedrijf dat milieuvriendelijke verpakkingen en bestek gebruikt voor hun eten. Als je toch wegwerpmateriaal voor eenmalig gebruik gebruikt, is het belangrijk dat je goede recyclingstations met duidelijke borden faciliteert, zodat de aanwezigen weten waar ze hun afval kunnen achterlaten. 

Gemeenschap & partnerschappen 

Tijdens het evenement kun je ook veel doen in samenwerking met andere organisaties en deelnemers. Samenwerken met lokale duurzaamheidsorganisaties en liefdadigheidsinstellingen kan een geweldige manier zijn om meer bewustzijn te creëren tijdens het evenement, en via het opzetten van milieuvriendelijke vrijwilligersinitiatieven kunnen deelnemers hun steentje bijdragen tijdens en na het evenement. Zoek milieuvriendelijke sponsors en verkopers om duurzame producten en diensten te promoten op je evenement. Neem interactieve activiteiten, workshops en paneldiscussies op in het programma waar deelnemers kunnen leren over duurzame praktijken en deze samen kunnen bespreken. Een dergelijke activiteit kan bijvoorbeeld het format van een Societal Café volgen, een van de kenmerkende evenementen van Schuttelaar & Partners, waarbij we verschillende belanghebbenden samenbrengen om van gedachten te wisselen en meer begrip te kweken. Lees hier meer over een van onze recente Societal Cafés. 

Evaluatie 

Hopelijk was je evenement een groot succes! Om duurzame evenementorganisatie en het delen van best practices een goed vervolg  te geven, is het een idee om de duurzaamheidsprestaties van het evenement en de geleerde lessen te bundelen in een evaluatierapport, wat je kunt delen met de wereld. Dit inspireert andere organisaties om in jouw voetsporen te treden. Als je heel grondig wilt zijn, kun je de koolstofvoetafdruk van het evenement berekenen en investeren in koolstofcompensatieprogramma's of -projecten. 

Wil je al deze verschillende ideeën gebruiken om je evenement groener te maken, maar weet je niet zeker waar je moet beginnen? Of heb je liever gewoon sterke expertise aan je zijde voor de organisatie? Aarzel dan niet om contact op te nemen met mij of een van mijn collega's bij Schuttelaar & Partners, we staan altijd klaar om ideeën uit te wisselen en je te helpen een onvergetelijke evenementervaring te creëren.